Once asistentes de IA preparan el trabajo de la empresa y una persona aprueba todo lo que sale.
Fin de mes en una empresa de 20 personas. Alguien tiene que revisar qué hay que facturar, quién no ha pagado, qué cuentas vencen esta semana y qué propuestas quedaron sin respuesta. Son horas entre planillas y correos antes de tomar la primera decisión.
En NLACE ese trabajo de revisión ahora lo hacen agentes de IA. Las decisiones siguen en manos de personas. Te contamos cómo funciona, porque es el mismo método que usamos cuando armamos agentes para otras empresas.
Un agente es un asistente con un encargo fijo
Un agente de IA es un programa que hace un trabajo acotado, como un asistente al que le das un solo encargo. Lee información, la ordena y te deja algo listo para revisar.
En NLACE tenemos once, cada uno con su área. Uno prepara las facturas, otro sigue los cobros, otro ordena los pagos, otro lleva las propuestas comerciales, otro el avance de los proyectos. Hay uno que reparte el trabajo entre los demás y otro que clasifica los correos que llegan.
Cada agente tiene un manual escrito con lo que le toca hacer, la información que mira y lo que tiene prohibido.
Así se ve una semana de trabajo
Un ejemplo de lo que pasa en una semana normal:
- El agente de facturación revisa los proyectos y avisa que este mes hay que facturar a tres clientes. Deja las facturas preparadas.
- El agente de cobranza detecta una factura vencida y redacta el correo de recordatorio para el cliente.
- El agente de pagos ordena lo que hay que pagar esta semana, de lo más urgente a lo que espera.
- El agente de ventas marca las propuestas que llevan días sin respuesta.
Todo eso llega a una persona del equipo como un mensaje en el chat interno, con tres botones: aprobar, responder o descartar.
Una persona aprueba todo lo que sale de la empresa
Los agentes preparan y las personas deciden. Ningún agente manda un correo a un cliente, emite una factura, le paga a un proveedor ni publica algo por su cuenta.
Esa regla está en la configuración. Los agentes no tienen acceso para enviar, facturar ni pagar. Para que algo salga, necesitan un sí.
| El agente lo hace por su cuenta | Necesita la aprobación de una persona |
|---|---|
| Revisar y cruzar información | Correos a clientes y proveedores |
| Preparar borradores e informes | Emitir una factura |
| Anotar avances y cambiar fechas internas | Pagos |
| Ordenar archivos del equipo | Precios y descuentos |
| Avisar qué está pendiente | Todo lo que se publica |
Algunas reglas simples ordenan las aprobaciones:
- Cada sí vale para una acción. La siguiente necesita otro sí.
- Si nadie responde en tres días hábiles, el pedido se cierra.
- Cada agente pide como máximo una aprobación al día, salvo lo que vence hoy o mañana. Así el equipo recibe pocos pedidos y los revisa con calma.
Cuando una persona aprueba un correo, el sistema lo envía tal cual quedó aprobado. Las facturas y los pagos los hace una persona, en el sistema de facturación y en el banco.
Los agentes trabajan con la misma información que el equipo
Un agente sirve si conoce la empresa. Los nuestros miran el correo, el sistema donde seguimos ventas y cobros, que es Cierro, el gestor de proyectos, la contabilidad y los documentos internos.
Casi todo ese acceso es para mirar. En el correo dejan borradores y una persona los envía. En la contabilidad leen y nunca escriben.
Un agente que ve tu información está lejos de uno que la controla.
Los agentes se equivocan y el sistema está pensado para eso
Un agente a veces se equivoca con un dato, inventa una cifra o saca una conclusión apurada. Lo vemos en los nuestros. Por eso cada agente sigue reglas escritas sobre lo que afirma:
- Cada número muestra de dónde salió y de qué fecha es.
- Si dos fuentes dicen cosas distintas, el agente muestra las dos y deja que una persona elija.
- Si le falta un dato, lo pide. Sin la cartola del banco, el agente de finanzas deja el saldo en blanco y se la pide a alguien del equipo.
- Si llega un correo que pide cambiar la cuenta bancaria de un proveedor, el agente lo marca como sospechoso y avisa a una persona.
En estos primeros días aprobamos parte de lo que propusieron los agentes y descartamos otra parte. Para eso existe la aprobación.
Sumamos tareas de a una
Hoy los agentes preparan y piden permiso. Más adelante vamos a evaluar si algunos mensajes repetitivos y de bajo riesgo, como avisar que una factura vence mañana, salen con un texto aprobado de antemano.
Esa decisión la tomamos tarea por tarea, después de ver cómo funciona cada una en la práctica. Todavía no medimos cuántas horas nos ahorran, así que no damos cifras.
Aplicamos el mismo criterio en tu empresa
Los agentes que hacemos para clientes siguen las mismas reglas. Con nlace Agentes armamos agentes que atienden, cotizan y agendan en el WhatsApp de tu empresa.
- Se conectan a tus sistemas reales, como tu CRM y tus documentos, y responden con datos de tu negocio.
- Tienen límites escritos: qué responden, qué precios usan y a quién le pasan lo que no saben.
- Una persona queda al final. Lo que el agente no resuelve pasa a tu equipo, y el equipo de NLACE revisa y corrige el agente cada mes.
Empieza por la lista de lo que necesita tu aprobación
Antes de pensar en qué tecnología usar, anota lo que sale de tu empresa: correos a clientes, facturas, pagos, precios, publicaciones. Marca qué necesita el sí de una persona. Esa lista es la base de cualquier agente que sumes.
